Новости във версия 6.12

ВНИМАНИЕ: Конверсия на данните при версия 6.12 бета4! Молим преди инсталиране на тази версия да направите архив на вашите данни!
При по-големи бази данни е възможно конверсията да се забави значително. Трябва просто да я изчакате да свърши.
Ако вече сте инсталирали 6.12 бета4 или 6.12 бета5, и сега инсталирате 6.12, конверсията вече е направена.

1. Ново изчисляване на болнични от 01.07.2010 г.

Добавено е изчисляване на болничните според новите изисквания в КСО, валидни от 01.07.2010 г. За целта е добавена нова контролна точка с име:
- 07.2010 Болнични до 3 дни за работодателя.
Новата контролна точка ще се зареди автоматично при активиране на периода за м.07.2010 с новата версия. За сесиите, които вече са създадени по старата контролна точка, трябва да влезете в меню "Базови данни - Периоди - Сесии" и да я промените ръчно.

Болничните за работодателя се изчисляват както до сега, но с коефициент 70%.
Препоръчваме ви да създадете нови типове отсъствия за болничните заради новия лимит за различните видове - болнични, трудова злополука, гледане на болен и др. Така при въвеждане на отсъствия за временна неработоспособност за старите периоди преди 01.07.2010 г. ще използвате досегашните типове отсъствия с 1 ден за сметка на работодателя, и няма да имате проблеми с въвеждането и изчисляването на болничните по стария и по новия начин.
Дефинирането на нов тип отсъствие става в меню "Базови данни - Типове отсъствия - Добавяне". В него е важно лимитът от 3 дни на болничните за сметка на работодателя да се зададе в работни дни.
При нужда редактирайте имената на старите типове отсъствия, като добавите, че се отнасят за лимит от 1 ден за сметка на работодателя.
Можете да използвате старите разплащателни пера за начисляване на болничните във фишовете. Но ако в името на перото имате написани дни, трябва да го коригирате. Това става в меню "Базови данни - Разплащателни пера".

2. Изпращане на фишове по Еmail

2.1. Дефиниране на Еmail адреси на изпращача
В меню "Базови данни - Еmail адреси" попълваме списък с email акаунтите, които ще използваме за разпращане на фишовете по email. За всеки email акаунт се попълва същата информация, която попълваме, когато настройваме email акаунт в Oulook Express или Windows Mail.
Входните полета са следните:
- Код;
- Име;
- Потребителско име;
- Еmail адрес;
- Сървър за изпращане (SMTP).
В карето "Приемане" има допълнително още 3 полета:
- Сървър за приемане (POP3);
- Потребителско име;
- Парола.

2.2. Дефиниране на email адреси на получателя
Email адресите на лицата се задават в кадровата информация на страница "Общи данни 2". Има две полета за попълване на email адресите:
- Еmail адрес;
- Email адрес 2.
За изпращане на фишовете се използва адреса, въведен в първото поле.
Полето "Email" в данните на лицето е разширено до 60 символа.

2.3. Изпращане на фишове по е-мейл
В меню "Заплати - Изпращане на фишове по Еmail" можете да съставите и изпратите фишовете на лицата. В таблицата за изпратените email-и се виждат записите за всички сесии, като те се подреждат по низходящ ред, така че най-новата сесия идва най-отгоре. При първоначално влизане таблицата е празна.
Първо попълваме email-ите, а след това ги преглеждаме и ги изпращаме. Трябва да натиснем бутона "Попълване на email-и". Попълването на фишовете за email става за избраната на основния екран сесия. Попълват се фишовете на всички лица, които имат данни в тази сесия. Програмата създава автоматично по един запис на всяко лице с данните от фиша, които трябва да се изпратят по email.
Ако не е дефиниран email адрес на изпращача, програмата издава съобщение и не прави попълване на фишовете за  изпращане. Съобщението е следното:
- Ненамерен Email адрес на изпращача.
Лицата, на които не е въведен email, се маркират в червен цвят, като за тях не се изпращат фишове по email.
След като се попълнят email-лите с фишовете на лицата, можете първо да прегледате тези записи, и след това да ги изпратите. Или да изтриете записа за сесията, да поправите съответните фишове, и тогава да създадете нови фишове и да ги изпратите.
От екрана за редактиране можем да изпратим email на всички лица, или само на избраните лица, с натискане на бутон:
- Изпращане по email на избраните фишове.
При отваряне на съответното разпращане се отваря екран с 2 страници - "Фишове" и "Общи данни".

2.3.1 Страница "Фишове"
Страница "Фишове" се състои от две части. В горната част са показани лицата, а в долната част - създадения email с фиша на избраното лице.
Таблицата със списъка на лицата може да се сортира по колони по ваш избор.
В долната част можете да разгледате конкретните фишове. Фишовете за изпращане по email съдържат цялата информация, както в отпечатаните фишове. За да стане изпращането на email -а безпроблемно, тези фишове не са оформени графично, а се създават като текст без шрифтове.
Допълнителните параметри към всяко перо се показват на отделен ред след него, затворени в скоби.
При попълването на фишове за разпращане се включва и информация от корективните сесии, за които е маркирано изплащане в месеца, за който попълваме фишове. Това става така, както е при стандартното отпечатване на фишовете на хартия.
От тази страница става изпращането на email-и на избраните фишове. За целта трябва първо да изберете лицата, за които ще изпращате фишовете, и да натиснете жълтия бутон, оформен като писмо.
Маркирането на лицата става в таблицата, като можете да избирате група лица, или само едно лице, с бутоните за избор в таблицата Shift или Ctrl. Има и бутон "Избери всички" за маркиране на всички лица.
С натискането на бутон "Изпращане по email на избраните фишове" става физическото изпращане на email-ите. На лицата, които са маркирани в червено, защото нямат въведен email, нищо не се изпраща.
След изпращането в данните за всяко лице се показва жълт маркер във вид на писмо, и в таблицата се вижда действителната дата и час на изпращането на email-а. За различните лица часът на изпращане може да се различава, ако изпращаме email-и на по-голям брой лица.

2.3.2. Страница "Общи данни"
На страница "Общи данни" се показват следните полета:

- Код - пореден номер в таблицата.

- Сесия - код и име на сесията, от която е създаден записа.

- Изпратено - дата и час. Попълва се само ако фишовете са изпратени. При повторно изпращане на едно или няколко лица се попълва дата и час на последното изпращане на email.

- Изпращач - email-а, от който са изпратени фишовете.

- Тема - програмата попълва стандартна тема на латиница, която след това се използва за изпращането, напр. Platezhen fish za m.2.2010
Можете преди изпращането да промените стандартната тема, ако желаете като Subject на email-а да се попълва друг текст.

2.3.4 Страница "Фишове" в кадрова информация
В данните на лицето в "Кадрова информация" е добавена нова страница "Фишове". На нея могат да се видят фишовете, изпратени по email на това лице. За целта извикваме View от менюто, което се появява с натискане на десния бутон на мишката в таблицата.

3. Сумирано отчитане на работното време
Добавени са нови функции за сумирано отчитане на работното време със съставяне на работни графици на лицата и преизчисляване на извънредния труд за избран период.

3.1. Параметри в данните на фирмата
В данните на фирмата, на страница "Заработки" са добавени нови параметри за сумираното отчитане на работното време. Страницата е преименувана на "Заработки и раб.време".

Има ново каре "Сумирано отчитане на работното време" със следните полета:

- Фирмата прилага сумирано отчитане на работното време.
Трябва да го маркирате, за да използвате новите функции.

- Интервал
Можете да избирате дали типът на интервала за сумирано работно време да бъде седмичен или месечен. За избрания тип интервал след това се задава броят на седмиците или месеците, за които ще става преизчисляването на работното време и отчитането на извънредния труд. Според закона интервалът на сумираното отчитане на работното време се избира от фирмата, като не може да надвишава 6 месеца.
В програмата са въведени следните ограничения:
- Броят седмици трябва да бъде от 1 до 8.
- Броят месеци трябва да бъде 1, 2, 3, 4 или 6.
Тази логика на програмата е продиктувана от съображението, че отчитането на сумираното работно време трябва да приключи в края на годината.

- Начална дата
В това поле се въвежда началната дата, от която ще започне изравняването на периодите за сумираното работно време при седмично отчитане.
При месечно отчитане по подразбиране се приема, че началната дата е 01.01.2010г.
Имайте предвид, че в програмата графиците на лицата могат да се съставят след 01.01.2010г. Периоди преди тази дата не се обработват.

3.2. Въвеждане на националните празници
В меню "Базови данни - Години" има нова страница за въвеждане на списък на националните празници, като напр. Нова година, Освобождението на България, Великден, Гергьовден и т.н. Тези данни се използват за съставяне на графиците на лицата - колективни и индивидуални, както и за изчисляване на доплащанията за празничен труд.
При добавяне на нов период в меню "Базови данни - Периоди" програмата автоматично зарежда като почивни дни въведените в годината национални празници.

3.3. Базови данни за сумирано работно време
В меню "Базови данни - Сумирано работно време" се въвеждат базовите данни за съставяне на работните графици за сумирано работно време, както и за заплащането на труда на тези лица. Менюто има следните подточки:
- Интервали на отчитане;
- Модели на заплащане;
- Типове смени;
- Работни цикли.
Описваме точките последователно по реда на тяхната обработка.

3.3.1. Интервали на отчитане
В тази точка от менюто се попълват автоматично интервалите на отчитане според зададените в данните на фирмата периоди и начална дата на отчитането.
С натискане на бутон "Попълване" периодите на отчитане на сумираното работно време се създават от програмата и се записват в таблицата. Програмата създава интервалите на отчитане за 2 години напред при месечно отчитане, и за 1 година напред - при седмичното отчитане.
По тези периоди ще става след това изравняването на отработените часове на лицата и тяхното заплащане като извънреден труд. На края на всеки интервал програмата ще прави изравняване на отработените часове и ще записва резултатите на основния работен екран индивидуално за всяко лице на страница "Сумарно работно време - Изравняване".
Данните в календара на лицето, където се описват стандартните работни дни в месеца, не зависят от тези интервали на изравняване при сумираното работно време.
В зависимост от зададените в данните на фирмата периоди на отчитане интервалите могат да бъдат ежемесечни, да има по няколко периода на отчитане в един месец, или да няма интервал в този месец, ако изравняването се прави през един или няколко месеца. Ако текущият период не е на края на интервала на отчитане, няма да се прави изравняване за него.

Обърнете внимание на колоната "Изравняване в период". При месечни интервали на отчитане изравняването става в края на последния месец.
При седмичните периоди на отчитане може да имаме по няколко изравнявания в месеца.

3.3.2. Модели на заплащане
Моделите на заплащане служат за връзката между графиците на лицата и записите във фиша на лицето за заплащането на часовете при почасово заплащане или на празничния и извънредния труд при щатно заплащане. В модела на заплащане се дефинира кои разплащателни пера да се използват за заплащането, както и ставките за сделното заплащане на отработените часове.

Първо се въвежда код и наименование на модела на заплащане. Данните за разплащателните пера се попълват в следните групи полета:

- Дневен труд
Попълва се код на перото и часовата ставка за дневен труд. Перото се избира от падащ списък, в което се показват само пера от тип "12 Почасово заплащане". Часовата ставка се въвежда като сума за заплащане на един час.

- Нощен труд
Попълва се код на перото и часовата ставка за нощен труд. Перото се избира от падащ списък, в което се показват само пера от тип "12 Почасово заплащане".
Часовата ставка се въвежда като сума за заплащане на един час.

- Дневен труд празничен
Попълва се код на перото и процент на увеличение за дневен труд празничен. Перото се избира от падащ списък, в което се показват само пера от тип "8 Брой часове на месец". Процентът на увеличение се попълва в цели проценти, като по подразбиране е заложено 100% увеличение на заплащането на празничния труд.
Въведените часове се изчисляват по тарифата за основната заплата на час на лицето.

- Нощен труд празничен
Попълва се код на перото и процент на увеличение за нощен труд празничен. Перото се избира от падащ списък, в което се показват само пера от тип "8 Брой часове на месец". Процентът на увеличение се попълва в цели проценти, като по подразбиране е заложено 100% увеличение на заплащането на празничния труд.
Въведените часове се изчисляват по тарифата за основната заплата на час на лицето.

- Извънреден труд
Попълва се код на перото и коефициент за извънреден труд. Перото се избира от падащ списък, в което се показват само пера от тип "18 Извънреден труд". След това се въвежда коефициентът за заплащане на извънредния труд. Като стойност по подразбиране на този коефициент е заложено 1.5.

Използването на тези стойности става в зависимост от комбинацията на следните параметри в "Променливи данни" на лицето:

1. При щатно заплащане
Ако в променливите данни на лицето, на страница "Общи данни", са маркирани полетата за вид заплащане "Щатно" и "Сумирано отчитане на работното време", тогава данните в перата за дневен и нощен труд не се използват, а се пресмята само основната заплата на лицата според календара за периода.

2. При сделно заплащане
Ако в променливите данни на лицето, на страница "Общи данни" са маркирани полетата за вид заплащане "Сделно" и "Сумирано отчитане на работното време", тогава данните в перата за дневен и нощен труд се пресмятат по часовата ставка, указаната в модела на заплащане. В случая часовата ставка е с фиксирана сума за час, независимо как се променят дните в месеца.

За допълнителното заплащане на празничния труд ставката за час се изчислява еднакво и за щатното, и за сделното заплащане. Това става от основната работната заплата, разделена на общия брой работни часове на лицето за месеца. Програмата смята за месеца колко са работните часове, които се получават, и тази работна заплата, като я раздели на броя часове за месеца, се получава часовата ставка за този месец.
Тази часова ставка може да се променя, защото броят на работните дни в различните месеци се променя.
Общият брой работни часове на лицето зависи от броя часове, указани в карето "Вид работно време" в променливите данни на лицето.
Пресмята се и процентът на увеличение на заплащането за празничен труд - дневен и нощен.

3.3.3. Типове смени
Другото, което трябва да дефинираме предварително, са типовете смени - как се въртят смените във фирмата. Трябва да се направи номенклатура на смените. Въвеждаме ги в таблица, ред по ред, с попълване на следните входни полета:

- Код на смяната
Номерира се автоматично от програмата.

- Название
Име на смяната. Например редовна смяна, първа смяна, втора смяна и т.н.

- Съкращение
Въвежда се двубуквено съкращение за прегледност. После това съкращение ще се ползва за обозначение на смяната в графика.
Например за редовна смяна въвеждаме РС.

- Дни
Въвежда се броя дни, от които се състои смяната. Смяната може да продължава в 1 или 2 дни, което са разрешените стойности за това поле.

- Начало и край на смяната
В следващите две полета се въвеждат началният и крайният час на смяната. Ако смяната продължава в два дни, тук се въвежда началният час на първия ден и крайният час на втория ден.

- Първи ден,часове
Тази група полета се състои от две стойности, като поотделно се въвеждат броя на часовете за дневен и за нощен труд за първия ден.
Часовете не се изчисляват автоматично от програмата, тъй като от общия брой часове трябва да се изключат задължителните почивки. Часовете на почивката не се включват.

- Втори ден,часове
Тук поотделно се въвеждат броя на часовете за дневен и за нощен труд за втория ден.
Часовете не се изчисляват автоматично от програмата, тъй като от общия брой часове трябва да се изключат задължителните почивки. Часовете на почивката не се включват.

Примерни данни за смени са следните:
- Редовна смяна - РС, 1 ден, от 9 до 18 часа, 8 часа дневен труд.
- Първа смяна - 1С, 1 ден, от 6 до 14 часа, 8 часа.
- Втора смяна - 2С, 1 ден, от14 до 22 часа, 8 часа.
- Трета смяна - 3С, тук са 2 дни, започва от 22.00 ч. на първия ден, завършва в 6.00 часа на втория ден. За първия ден имаме 0 часа дневен труд, 2 часа нощен труд, а за втория ден имаме 0 часа дневен труд и 6 часа нощен труд.
Няма ограничение колко вида смени да имаме. Различните части на предприятието могат да работят по различен начин, и всички тези смени се обработват от програмата.
Първо трябва да се дефинират смените, и след това да се зададат работните цикли като начин на последователност на смените.

3.3.4. Работни цикли
Работните цикли представляват дефиниция на това, как се редуват смените. За наименование на работните цикли можем да използваме например името "Бригада". При дефиниране на работните цикли информацията се въвежда на екран с две страници - "Общи данни" и "Елементи".

На страница "Общи данни" информацията се въвежда в следните полета:

- Код
Пореден номер на работния цикъл. Номерира се автоматично от програмата.

- Название
Въвежда се името на работния цикъл, напр. Бригада 1.

- Съкратено обозначение
Съкращението се въвежда в 2 знака, напр. Б1.

- Начална дата
Въвежда се началната дата, от която ще започва работния цикъл. Тази дата е важна за изчисляване на поредността на смените. Началната дата по подразбиране е 01.01.2010г.

- Повторение през брой дни
Въвежда се през колко дни ще се повтаря един цикъл. Трябва в този брой да се включат и почивните дни, за да се съставят правилно колективните и индивидуалните графици на лицата.

- Модел на заплащане по подразбиране
Моделът на заплащане се избира от списък и служи за попълване на тази стойност в данните на лицата. Целта е да не се избира за всяко лице поотделно, а за бригадата, като по този начин се автоматизира първоначалното въвеждане на информацията за сумираното работно време.
На страница "Елементи" се въвежда последователността на смените. С натискане на бутон "Попълване" програмата създава празен ред за всеки ден от работния цикъл, където трябва да попълним данните за типа смяна на тази бригада. Например ако цикъла се повтаря през 4 дни, записите в таблицата на елементите ще бъдат 4 (четири).

За Първа бригада Б1 можем да ги дефинираме да се подреждат така:
- 1-ви ден - Първа смяна - 1С,
- 2-ри ден - Втора смяна - 2С,
- 3-ти ден - Трета смяна - 3С,
- 4-ти ден - почивен, няма смени и е свободен. Не се въвежда смяна.

Втората бригада Б2 - нека почнем също от 01.01.2010, повторение през брой дни 4:
- 1-ви ден - Втора смяна - 2С,
- 2-ри ден - Трета смяна - 3С,
- 3-ти ден - почивен, няма смени и е свободен. Не се въвежда смяна.
- 4-ти ден - Първа смяна - 1С.

Можем да направим различни варианти на повторяемост на смените. Имайте предвид, че за почивните дни се създава запис за деня, но не се избира смяна.
Работните цикли се избират в данните на лицата и се използват за съставяне на колективните и индивидуални графици.

3.4. Параметри в данните на лицето

3.4.1. Задаване на работен цикъл в "Кадрова информация"
Задаването на работните цикли на лицето става в "Кадрова информация", на страница "Цикли". Тук се въвеждат следните данни:

- Цикъл
Работният цикъл на лицето се избира от списъка, дефиниран в меню "Базови данни - Сумирано работно време - Работни цикли". За целта трябва да натиснем бутона за избор, който се намира след полето.

- От дата
Задаваме началната дата, от която лицето започва да работи по този цикъл. По подразбиране се попълва 01.01.2010 г.

- До дата
Това поле се попълва само ако лицето започва да работи по нов работен цикъл. По подразбиране полето не е попълнено.

- Модел на заплащане
При създаване на нов работен цикъл за избраното лице моделът на заплащане се зарежда автоматично от данните на работния цикъл. Може да се избере и индивидуално за конкретното лице.

3.4.2. Параметри в "Променливи данни" на лицето
Има добавен допълнителен маркер "Сумирано отчитане на работното време" в "Променливи данни". Използването му става в зависимост от комбинацията на параметрите за щатно и сделно заплащане:

1. При щатно заплащане
Ако в променливите данни на лицето, на страница "Общи данни" са маркирани полетата за вид заплащане "Щатно" и "Сумирано отчитане на работното време", тогава данните в модела на заплащане за разплащателните пера за дневен и нощен труд не се използват, а се пресмята само основната заплата на лицата според календара за периода.

2. При сделно заплащане
Ако в променливите данни на лицето, на страница "Общи данни" са маркирани полетата за вид заплащане "Сделно" и "Сумирано отчитане на работното време", тогава данните в модела на заплащане за перата за дневен и нощен труд се пресмятат по указаната часова ставка.

3.5. Меню "Графици"

3.5.1. Колективни графици

С избирането на тази точка от меню "Графици" се отваря екрана за съставяне на колективни графици на бригадите. За различните работни цикли имаме различни графици. Първо указваме периода на съставяне на графика - от дата до дата. По подразбиране програмата определя интервалите от днешна дата до края на следващия месец. Можем да променим този интервал в зависимост от периода, който искаме да обработваме.
Попълването на колективните графици става с бутоните вдяно от списъка на бригадите.
Има бутони "Попълване на всички цикли", "Попълване на избрания цикъл" и "Изчистване на всички цикли".
При натискане на бутон "Попълване на всички цикли" програмата попълва работните графици за този интервал от време, който сме избрали.
Колективните графици са по цикли. За всеки цикъл има елементи, в които се указва, че първият ден тази бригада е 1-ва смяна, втория ден - втора смяна и т.н.
За датите, в които са свободните дни, не се прави запис. Попълването става, докато се изчисти броят дни в цикъла. От там нататък всичко се повтаря.
Няма ограничения колко смени ще активираме.
Ако искаме да направим някакви промени, е по-добре да изчистим всичко и да го попълним отново. Може да се изпълни функцията от бутона "Изчистване на всички цикли", и след това да се направи отново "Попълване на всички цикли".  При изтриването на графика има ограничение - не може да се трие за минало време.
Едновременно с попълването на колективния график се прави и индивидуалния график на всички лица, работещи по указания цикъл.
При колективните графици има бутони за отпечатване, за експорт и възможност да се използва дизайнерът на отчети за създаване на справки.
В инсталацията на тази версия е включен и стандартен отчет за разпечатване на колективните графици, който можете да импортирате в меню "Базови данни - Режими на експортиране - Импорт" от файла EXPGRAF.nav.

3.5.2. Индивидуални графици

Индивидуалните графици на лицата се съставят от тази точка на меню "Графици". Графиците на лицата се попълват автоматично едновременно с попълването на колективните графици на цикъла, към който принадлежи съответното лице. За да се се създаде индивидуален график, в данните на лицето на страница "Цикли" трябва да се укаже по какви цикли работи.
Ако се налага, може да се състави индивидуален график и отделно за лицето, като например при новопостъпило лице, при преместване в друга бригада и др. С бутон "Попълване" можем да направим допълнително попълване за това лице.
Например ако графиците на бригадата са направени, а дойде ново лице, то трябва да се включи в списъка. Лицето е добавено след съставянето на колективния график, и в индивидуалния му график няма записано нищо.
Ако лицето напр. променя графика си по средата на месеца, напр. неговия график по съответния цикъл не започва от 01.06., а от 15.06., в индивидуалните графици първо трябва да изчистим записите за втория период с бутон "Изчистване", и след това да ги попълним по новия график. При това е важно избора на датите за попълването на графика да бъде правилен.
Графиците на лицата имат пряка връзка с отсъствията. При попълване на графиците, както на колективните, така на индувидуалния график на лицето, автоматично се отразяват отсъствията от календара.
Също и при добавяне на ново отсъствие в таблицата с индивидуалните графици тези дни, в които лицето е било напр. в болнични, се отбелязват с червено. Могат да се видят в таблицата, като накрая се показва и вида на отсъствието, в случая болнични.
В индивидуалните графици на лицата може да се прави корекция на отработените часове, ако данните се различават от тези на цикъла. При редактирането на всеки запис е добавен маркер "Различен от колективния график". Когато опцията е маркирана, се отваря каре "Изпълнение", в което могат да се запишат реално отработените часове.
При индивидуалните графици е добавено отпечатване, експорт и възможност да се използва дизайнерът на отчети.
В инсталацията на тази версия е включен и стандартен отчет за разпечатване на индивидуалните графици, който можете да импортирате в меню "Базови данни - Режими на експортиране - Импорт" от файла EXPGRAF.nav.